Veliko najemnih pogodb za določen čas se izteče pozno jeseni, zato je za mnoge male najemodajalce naslednja naloga iskanje novega najemnika. Objavite oglas, začnejo prihajati povpraševanja in kmalu imate mapo, polno življenj drugih ljudi: plačilnih list, bančnih izpiskov, fotografij osebnih dokumentov, sporočil o otrocih in službi.

Večine tega niste nikoli potrebovali. Po splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR), ki velja tudi zanje, če oddajate samo eno stanovanje, je najemodajalec, ki zbira osebne podatke kandidatov, upravljavec teh podatkov. To pomeni, da zbirate samo tisto, kar potrebujete za jasen namen, podatke varno hranite in jih izbrišete, ko namen preneha. Dobra novica: če to počnete pravilno, je papirologije manj, ne več.

Vodnik gre po stopnjah. Temelji na GDPR, kot velja v EU, z opombami za Združeno kraljestvo in Irsko. Nacionalna pravila se razlikujejo, zato vse nejasnosti preverite pri organu za varstvo podatkov (v Sloveniji je to informacijski pooblaščenec) ali pri odvetniku.

1. stopnja: prvo povpraševanje in ogled

Na tej točki se pogovarjate z ljudmi, med njimi še ne izbirate. Potrebujete le to, da jim lahko odgovorite in da veste, kdo vam prihaja v stanovanje.

Kaj vprašati: ime in priimek, telefonsko številko ali e-naslov, morda tudi, kdaj bi se želeli vseliti in koliko oseb bi živelo v stanovanju.

Česa še ne spraševati: kopij osebnih dokumentov, bančnih izpiskov, plačilnih list, podatkov o delodajalcu, številk osebnih dokumentov ali davčnih številk.

Irska komisija za varstvo podatkov (DPC) se je s tem izrecno ukvarjala. V smernicah o zahtevanju osebnih podatkov od potencialnih najemnikov ugotavlja, da najemodajalci pri prijavi pogosto zbirajo veliko podatkov od številnih kandidatov, »od katerih velika večina na koncu ne bo postala najemnik«. Meni, da podrobnih podatkov običajno ne potrebujete, dokler ne izberete prednostnega najemnika. Že leta 2014 ni našla podlage za zbiranje bančnih podatkov, številk PPS in položnic za komunalne storitve v fazi ogleda, najemodajalcem pa je tudi sporočila, naj pred podpisom pogodbe ne zahtevajo fotografij ali številk PPS (poročilo Irish Timesa). Smernice so irske, a načelo, na katerem temeljijo, torej najmanjši obseg podatkov, velja po vsej EU kot del GDPR.

2. stopnja: resen kandidat

Ko si je nekdo stanovanje ogledal, ga želi in ga resno razmišljate, lahko smiselno preverite dvoje: ali zmore plačevati in kako je potekalo njegovo prejšnje najemno razmerje.

  • Zmožnost plačevanja. DPC meni, da je razumno zahtevati dokumente, ki potrjujejo, da kandidat zmore plačevati najemnino. To je lahko nedavna plačilna lista, pogodba o zaposlitvi ali pri samozaposlenih nedavni davčni izkaz. Če želite bančne izpiske, ne potrebujete vsake transakcije: DPC je navedla, da je zadostoval izpisek s stanji na računu, brez podrobnosti transakcij. Kandidate povabite, naj prekrijejo, česar ne potrebujete.
  • Referenca prejšnjega najemodajalca. Kratek klic ali e-sporočilo prejšnjemu najemodajalcu, z vednostjo kandidata, je običajno najkoristnejše preverjanje. Vprašajte o pravočasnem plačevanju najemnine, stanju nepremičnine ob koncu najema in ali bi mu najemodajalec znova oddal. Kontakt poiščite pri kandidatu; ne iščite ga sami.

Ena stvar mnoge preseneti: privolitev tukaj običajno ni ustrezna pravna podlaga. DPC opozarja, da zaradi neravnovesja med najemodajalcem in nekom, ki potrebuje dom, privolitev komajda more biti prostovoljna. Ta preverjanja se običajno opirajo na ukrepe pred sklenitvijo pogodbe ali na vaš zakoniti interes, zato morajo ostati sorazmerna.

V nekaterih državah kandidati običajno predložijo standardni dokument, na primer kreditno poročilo nacionalnega kreditnega biroja. Ali ga smete zahtevati in kako, je odvisno od lokalne prakse, zato to preverite zase.

3. stopnja: podpis pogodbe

Zdaj potrebujete dovolj podatkov, da stranki pravilno identificirate in vodite najem:

  • polno ime in trenutni naslov vsakega odraslega najemnika,
  • identifikacijske podatke, ki jih v najemni pogodbi pričakuje nacionalna praksa (na Madžarskem so v pogodbah na primer običajno datum in kraj rojstva ter dekliški priimek matere),
  • kontaktne podatke,
  • bančni račun, s katerega bo prihajala najemnina, če koristi pri usklajevanju plačil,
  • kontakt za primer nujnih situacij, če ga najemnik želi navesti.

Vse, kar zahteva zakon, na primer prijavo najema ali davčno poročanje v vaši državi, lahko zberete tudi na tej stopnji, saj je takrat podlaga zakonska obveznost.

Prepovedano na vsaki stopnji

Nekaterih stvari ne smete spraševati ali brskati po njih:

  • Zdravje, vera, etnično poreklo, politična prepričanja, spolna usmerjenost. To so posebne vrste osebnih podatkov po 10. členu ... natančneje 9. členu GDPR, v mnogih državah pa je spraševanje o njih pri izbiri najemnika lahko tudi diskriminacija.
  • Družbena omrežja. Pregledovanje profilov kandidata pomeni zbiranje podatkov, ki jih ne potrebujete, in pokazalo vam bo prav tiste vrste podatkov, ki so našteti zgoraj. Pustite jih pri miru.
  • Kazenske evidence. Po 10. členu GDPR se podatki o kazenskih obsodbah smejo obdelovati le pod nadzorom javnega organa ali kadar to izrecno dovoljuje nacionalno pravo. V mnogih državah zasebni najemodajalec takšnega dovoljenja nima, zato ne zahtevajte potrdila o nekaznovanosti, razen če ste preverili, da to dovoljuje zakonodaja vaše države.

Poglejte, ne kopirajte: osebna izkaznica

Ob podpisu boste morda želeli videti osebno izkaznico, da se prepričate, da je oseba pred vami tista, ki je navedena v pogodbi. Poglejte jo, primerjajte podatke s pogodbo in jo vrnite. Ne fotokopirajte je in je ne fotografirajte.

To izhaja iz splošnega stališča madžarskega organa NAIH. V stališču o izdelavi kopij dokumentov (NAIH/2018/3654) navaja, da je predložitev dokumenta s fotografijo pravilen način potrditve identitete, da kopija ne dokazuje ničesar o veljavnosti izvirnika in da hramba kopij krši omejitev namena in najmanjši obseg podatkov. NAIH je zavzel stališče, da je kopiranje osebnih dokumentov brez posebne pravne podlage nezakonito tudi ob privolitvi osebe, organizacije, ki so to počele, pa je tudi kaznoval. NAIH se do zasebnih najemodajalcev ni izrecno opredelil, zato je to naš sklep, vendar je težko videti, zakaj bi bil najemodajalec obravnavan drugače kot banka ali delodajalec. Tudi drugi organi v EU na splošno zavzemajo podobno zadržano stališče.

Izjema v Združenem kraljestvu. V Angliji morajo najemodajalci izvajati preverjanja pravice do najema (Right to Rent) in hraniti kopije dokumentov ali shraniti spletno preverjanje za čas trajanja najema in vsaj eno leto po njem. To je zakonska obveznost, zato je tam kopiranje zakonito. Velja samo za Anglijo in samo za dokumente ter korake, ki jih preverjanje zahteva.

Kratko obvestilo o zasebnosti

Kandidati morajo ob zbiranju podatkov vedeti, kaj zbirate in zakaj. Za malega najemodajalca zadostuje nekaj vrstic v oglasu ali kratko sporočilo po ogledu:

Vaše kontaktne podatke uporabljam za dogovor o ogledu in za odgovor vam. Če nadaljujeva, bom prosil za dokazilo o dohodkih in kontakt prejšnjega najemodajalca. Če ne boste izbrani, bom vaše podatke izbrisal v enem mesecu po oddaji nepremičnine. Kadar koli me lahko vprašate, kaj hranim o vas, ali zahtevate izbris.

Dodajte svoje ime in kontaktne podatke ter omenite organ za varstvo podatkov kot mesto za pritožbo. V Združenem kraljestvu na spletni strani ICO preverite, ali morate plačati pristojbino za varstvo podatkov.

Varna hramba

  • Vse hranite na enem mestu, ne razpršeno po telefonu, dveh nabiralnikih in kuhinjskem predalu.
  • Uporabljajte močno geslo in dvostopenjsko prijavo za e-pošto in oblak.
  • Papirnate kopije zaklenite in jih po uporabi uničite.
  • Dokumentov kandidatov ne posredujte nikomur, ki jih ne potrebuje.

Ko izberete, lahko red pomaga ohranjati LeasingTrack: novega najemnika povabite po e-pošti in vidi samo svojo najemno pogodbo, ne pa vaših drugih nepremičnin ali drugih kandidatov.

Brisanje tega, česar ne potrebujete več

Zavrnjeni kandidati. Ko je nepremičnina oddana in nova najemna pogodba podpisana, nimate več razloga za hrambo plačilnih list ali referenc drugih kandidatov. DPC pravi, da je treba te podatke varno uničiti. GDPR ne določa fiksnega števila dni; nekaj tednov po podpisu je smiselna in zagovorljiva navada. Izbrišite tudi e-pošto s prilogami in preglejte mapo z prenosi.

Izbrani najemnik. Pogodbo in evidenco plačil hranite med najemom in tako dolgo, kot jih lahko potrebujete za davčne ali pravne zahtevke po njem. Ti roki so odvisni od države (na Madžarskem je na primer splošni zastaralni rok za civilne zahtevke pet let). Plačilne liste in bančni izpiski iz faze prijave so po podpisu pogodbe opravili svojo nalogo, zato jih običajno lahko izbrišete.

Na kratko

  1. Ogled: ime in kontaktni podatki.
  2. Resen kandidat: dokazilo o dohodkih in referenca prejšnjega najemodajalca.
  3. Podpis: kar zahtevata pogodba in zakon.
  4. Nikoli: zdravje, vera, spolna usmerjenost, družbena omrežja in v mnogih državah kazenske evidence.
  5. Osebno izkaznico poglejte, ne kopirajte je, razen če to zahteva zakon, kakršen je angleški Right to Rent.
  6. Ljudem povejte, kaj počnete, podatke varno hranite in izbrišite, česar ne potrebujete več.

To je splošni vodnik, ne pravni nasvet. Če je vaš primer nenavaden, se obrnite na organ za varstvo podatkov ali odvetnika.