Multe contracte de închiriere pe durată determinată se încheie spre sfârșitul toamnei, așa că pentru mulți proprietari mici urmează căutarea unui chiriaș nou. Publicați anunțul, vin solicitările și, în scurt timp, aveți un dosar plin cu viețile altor oameni: fluturași de salariu, extrase de cont, fotografii ale actelor de identitate, mesaje despre copii și locuri de muncă.

Cea mai mare parte din toate acestea nu v-a fost necesară. Potrivit GDPR, care se aplică și dacă închiriați un singur apartament, proprietarul care colectează date personale de la candidați este operatorul de date pentru acele date. Asta înseamnă că strângeți doar ce vă trebuie pentru un scop clar, păstrați datele în siguranță și le ștergeți atunci când scopul a dispărut. Vestea bună este că, făcut corect, acest lucru înseamnă mai puțină hârtie, nu mai multă.

Ghidul de mai jos parcurge procesul etapă cu etapă. Se bazează pe GDPR, așa cum se aplică în UE, cu observații pentru Marea Britanie și Irlanda. Regulile naționale diferă, așa că verificați orice neclaritate la autoritatea pentru protecția datelor din țara dumneavoastră sau la un avocat.

Etapa 1: prima solicitare și vizionarea

În această fază vorbiți cu oamenii, nu alegeți încă între ei. Trebuie să le puteți răspunde și să știți cine intră pe ușă.

Ce puteți cere: numele, numărul de telefon sau adresa de e-mail și, eventual, data la care ar dori să se mute și câte persoane ar locui în proprietate.

Ce nu cereți încă: copii după acte de identitate, extrase de cont, fluturași de salariu, date despre angajator, numere de identificare sau numere fiscale.

Autoritatea irlandeză pentru protecția datelor (DPC) a abordat direct această problemă. În ghidul său privind solicitarea de date personale de la potențialii chiriași arată că proprietarii colectează adesea multe informații de la numeroși candidați în faza de aplicare, „marea majoritate a acestora neajungând în cele din urmă chiriași". Potrivit DPC, informațiile detaliate nu sunt de regulă necesare până când ați ales chiriașul preferat. Încă din 2014, DPC nu găsise niciun temei pentru colectarea datelor bancare, a numerelor PPS și a facturilor de utilități în etapa vizionării și a precizat că proprietarii nu ar trebui să ceară fotografii sau numere PPS înainte de semnarea contractului de închiriere (articol din Irish Times). Ghidul este irlandez, dar principiul pe care se sprijină, minimizarea datelor, este prevăzut de GDPR în toate statele membre.

Etapa 2: candidatul serios

După ce cineva a văzut proprietatea, o dorește și îl luați serios în calcul, puteți verifica în mod rezonabil două lucruri: își permite chiria și cum s-a desfășurat ultima sa închiriere?

  • Capacitatea de plată. DPC consideră rezonabil să cereți documente care confirmă că un candidat poate plăti chiria. Poate fi un fluturaș de salariu recent, un contract de muncă sau, pentru persoanele care lucrează pe cont propriu, o adeverință fiscală recentă. Dacă cereți extrase de cont, nu aveți nevoie de fiecare tranzacție: DPC a arătat că un extras cu soldurile succesive, fără detaliile tranzacțiilor, era suficient. Invitați candidații să acopere ce nu vă trebuie.
  • Referința de la fostul proprietar. Un scurt apel telefonic sau un e-mail către fostul proprietar, cu știrea candidatului, este de obicei cea mai utilă verificare pe care o puteți face. Întrebați dacă chiria a fost plătită la timp, în ce stare a fost proprietatea la final și dacă i-ar mai închiria. Cereți datele de contact de la candidat; nu le căutați pe cont propriu.

Un lucru care îi surprinde pe mulți proprietari: consimțământul este, de regulă, temeiul juridic nepotrivit aici. DPC avertizează că dezechilibrul dintre un proprietar și o persoană care are nevoie de o locuință face puțin probabil ca acordul să fie dat în mod liber. Aceste verificări se întemeiază în mod obișnuit pe demersurile necesare înainte de încheierea unui contract sau pe interesul dumneavoastră legitim, tocmai de aceea ele trebuie să rămână proporționale.

În unele țări, chiriașii sunt obișnuiți să prezinte un document standard, de pildă un raport de credit de la un birou național de credit. Dacă puteți cere un asemenea document și în ce fel depinde de practica locală, așa că verificați cum este în țara dumneavoastră.

Etapa 3: semnarea contractului

Acum aveți nevoie de suficiente date pentru a identifica corect părțile și a derula închirierea:

  • numele complet și adresa actuală a fiecărui chiriaș adult,
  • datele de identificare pe care practica națională le așteaptă într-un contract de închiriere (în Ungaria, de exemplu, contractele includ în mod obișnuit data și locul nașterii și numele mamei),
  • datele de contact,
  • contul bancar din care se va plăti chiria, dacă ajută la asocierea plăților,
  • o persoană de contact pentru urgențe, dacă chiriașul dorește să indice una.

Tot ce impune legea, precum înregistrarea contractului sau raportarea fiscală din țara dumneavoastră, poate fi colectat tot în această etapă, deoarece temeiul este atunci o obligație legală.

Interzis la orice etapă

Există lucruri despre care nu trebuie să întrebați și pe care nu trebuie să le cercetați deloc:

  • Sănătate, religie, origine etnică, opinii politice, orientare sexuală. Acestea sunt categorii speciale de date potrivit articolului 9 din GDPR, iar în multe țări a întreba despre ele la alegerea unui chiriaș poate constitui și discriminare.
  • Rețelele de socializare. A răsfoi profilurile unui candidat înseamnă a colecta date de care nu aveți nevoie și vă va arăta exact genul de informații enumerate mai sus. Lăsați-le deoparte.
  • Cazierul judiciar. Conform articolului 10 din GDPR, datele privind condamnările penale pot fi prelucrate doar sub controlul unei autorități oficiale sau dacă dreptul național permite acest lucru în mod expres. În multe țări, un proprietar persoană fizică nu are o asemenea permisiune, deci nu cereți certificat de cazier decât dacă ați verificat că legea țării dumneavoastră o permite.

Vedeți, nu copiați: cărțile de identitate

Este posibil să doriți să vedeți o carte de identitate la semnare, ca să vă asigurați că persoana din fața dumneavoastră este cea numită în contract. Priviți-o, comparați datele cu cele din contract și înapoiați-o. Nu o fotocopiați și nu o fotografiați.

Această regulă provine din poziția generală a autorității maghiare NAIH. În luarea sa de poziție privind realizarea de copii ale documentelor (NAIH/2018/3654), autoritatea arată că prezentarea unui act de identitate cu fotografie este modalitatea corectă de confirmare a identității, că o copie nu dovedește nimic despre valabilitatea originalului și că păstrarea copiilor încalcă limitarea scopului și minimizarea datelor. NAIH a stabilit că a copia documente de identitate fără un temei juridic specific este nelegal chiar dacă persoana își dă acordul și a amendat organizații care au făcut-o. NAIH nu s-a pronunțat special despre proprietarii persoane fizice, deci aceasta este deducția noastră, dar este greu de văzut de ce un proprietar ar fi tratat altfel decât o bancă sau un angajator. Alte autorități din UE adoptă, în general, o abordare minimală asemănătoare.

Excepția din Marea Britanie. În Anglia, proprietarii trebuie să efectueze verificări ale dreptului de a închiria (Right to Rent) și să păstreze copii ale documentelor sau să salveze verificarea online pe durata închirierii și cel puțin un an după aceea. Aceasta este o obligație legală, deci copierea este permisă acolo. Se aplică doar în Anglia și doar documentelor și pașilor pe care îi cere verificarea.

O scurtă notă de confidențialitate

Candidații trebuie să știe ce colectați și de ce, în momentul în care colectați. Pentru un proprietar mic, sunt suficiente câteva rânduri în anunț sau un mesaj scurt după vizionare:

Folosesc datele dumneavoastră de contact pentru a stabili vizionarea și pentru a vă răspunde. Dacă mergem mai departe, vă voi cere dovada veniturilor și datele de contact ale unui fost proprietar. Dacă nu veți fi ales, vă voi șterge informațiile în termen de o lună de la închirierea proprietății. Puteți să îmi cereți oricând să vă spun ce date am despre dumneavoastră sau să le șterg.

Adăugați numele și datele dumneavoastră de contact și menționați autoritatea pentru protecția datelor ca loc unde se poate depune o plângere. În Marea Britanie, verificați pe site-ul ICO dacă trebuie să plătiți taxa de protecție a datelor.

Păstrarea în siguranță

  • Țineți totul într-un singur loc, nu împrăștiat între telefon, două căsuțe de e-mail și un sertar din bucătărie.
  • Folosiți o parolă puternică și autentificare în doi pași pentru e-mail și stocarea în cloud.
  • Închideți sub cheie copiile pe hârtie și distrugeți-le când nu mai sunt necesare.
  • Nu trimiteți documentele candidaților nimănui care nu are nevoie de ele.

După ce ați ales, LeasingTrack vă poate ajuta să păstrați ordinea: invitați noul chiriaș prin e-mail, iar el vede doar propriul contract de închiriere, nu și celelalte proprietăți ale dumneavoastră sau ceilalți candidați.

Ștergerea a ceea ce nu mai este necesar

Candidații respinși. După ce proprietatea este închiriată și noul contract de închiriere este semnat, nu mai aveți niciun motiv să păstrați fluturașii de salariu sau referințele celorlalți candidați. DPC spune că aceste date trebuie eliminate în siguranță. GDPR nu stabilește un număr fix de zile; câteva săptămâni după semnare reprezintă un obicei rezonabil și ușor de justificat. Ștergeți și e-mailurile cu atașamentele lor și verificați dosarul de descărcări.

Chiriașul ales. Păstrați contractul și evidența plăților pe durata închirierii și atâta timp cât vă pot fi necesare pentru obligații fiscale sau pretenții juridice ulterioare. Aceste termene depind de țară (în Ungaria, de exemplu, termenul general de prescripție pentru pretențiile civile este de cinci ani). Fluturașii de salariu și extrasele de cont din faza de aplicare și-au făcut treaba odată ce contractul este semnat, așa că de regulă le puteți șterge atunci.

Pe scurt

  1. Vizionarea: nume și date de contact.
  2. Candidatul serios: dovada veniturilor și referința de la fostul proprietar.
  3. Semnarea: ce cer contractul și legea.
  4. Niciodată: sănătate, religie, orientare sexuală, rețele de socializare și, în multe țări, cazier judiciar.
  5. Vedeți actul de identitate, nu îl copiați, cu excepția cazului în care o lege, precum Right to Rent din Anglia, o cere.
  6. Spuneți oamenilor ce faceți, păstrați datele în siguranță și ștergeți ce nu mai este necesar.

Acesta este un ghid general, nu consultanță juridică. Dacă situația dumneavoastră este neobișnuită, adresați-vă autorității pentru protecția datelor sau unui avocat.