Wiele umów najmu na czas określony kończy się późną jesienią, więc dla sporej części małych wynajmujących kolejnym zadaniem jest znalezienie nowego najemcy. Wstawiasz ogłoszenie, spływają zapytania i po jakimś czasie masz teczkę pełną cudzego życia: pasków wypłat, wyciągów z konta, zdjęć dowodów, wiadomości o dzieciach i pracy.

Większości z tego nigdy nie potrzebowałeś. Zgodnie z RODO, które dotyczy także Ciebie, nawet jeśli wynajmujesz jedno mieszkanie, wynajmujący zbierający dane osobowe kandydatów jest administratorem danych. Oznacza to, że zbierasz tylko to, co potrzebne do jasno określonego celu, dbasz o bezpieczeństwo danych i usuwasz je, gdy cel przestaje istnieć. Dobra wiadomość: zrobienie tego porządnie to mniej papierologii, nie więcej.

Przewodnik prowadzi przez kolejne etapy. Opiera się na RODO obowiązującym w całej UE, z uwagami dotyczącymi Wielkiej Brytanii i Irlandii. Przepisy krajowe się różnią, więc wątpliwości skonsultuj z organem ochrony danych (w Polsce to Prezes UODO) albo z prawnikiem.

Etap 1: pierwsze zapytanie i oglądanie mieszkania

Na tym etapie rozmawiasz z ludźmi, a nie wybierasz między nimi. Musisz mieć możliwość odpowiedzieć im i wiedzieć, kto przyjdzie na oglądanie.

O co pytać: o imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail, a ewentualnie o to, kiedy chcieliby się wprowadzić i ile osób by zamieszkało.

O co na razie nie pytać: o kopie dowodów, wyciągi z konta, paski wypłat, dane pracodawcy, numery dokumentów czy numery identyfikacji podatkowej.

Irlandzki organ ochrony danych (DPC) zajął się tym wprost. W wytycznych dotyczących żądania danych osobowych od potencjalnych najemców zauważa, że wynajmujący często zbierają mnóstwo informacji od wielu kandydatów już na etapie zgłoszenia, „z których przytłaczająca większość ostatecznie nie zostanie najemcami". Według DPC szczegółowe informacje zwykle nie są potrzebne, dopóki nie wybierzesz preferowanego najemcy. Już w 2014 roku organ ten nie widział podstaw do zbierania danych bankowych, numerów PPS i rachunków za media na etapie oglądania, a później stwierdził, że wynajmujący nie powinni prosić o zdjęcia ani numery PPS przed podpisaniem umowy najmu (relacja Irish Times). Wytyczne są irlandzkie, ale stojąca za nimi zasada minimalizacji danych obowiązuje w RODO wszędzie.

Etap 2: poważny kandydat

Gdy ktoś obejrzał mieszkanie, chce je wynająć i poważnie go rozważasz, możesz rozsądnie sprawdzić dwie rzeczy: czy jest w stanie płacić i jak wyglądał jego poprzedni najem.

  • Zdolność do płacenia. DPC uznaje za rozsądne prośbę o dokumenty potwierdzające, że kandydat zapłaci czynsz. Może to być niedawny pasek wypłaty, umowa o pracę, a w przypadku osób prowadzących działalność – niedawne zaświadczenie podatkowe. Jeśli prosisz o wyciągi z konta, nie potrzebujesz każdej transakcji: według DPC wystarczył wyciąg z saldami bieżącymi, bez szczegółów transakcji. Zaproponuj kandydatom, by zasłonili to, czego nie potrzebujesz.
  • Opinia poprzedniego wynajmującego. Krótka rozmowa lub e-mail do poprzedniego wynajmującego, za wiedzą kandydata, to zwykle najbardziej przydatna weryfikacja. Zapytaj o terminowość płatności czynszu, stan nieruchomości na koniec najmu i o to, czy wynająłby mu ponownie. Kontakt poproś podać kandydata; nie szukaj go na własną rękę.

Jedna rzecz zaskakuje wielu wynajmujących: zgoda zwykle nie jest tu właściwą podstawą prawną. DPC ostrzega, że nierównowaga między wynajmującym a osobą potrzebującą mieszkania sprawia, iż zgoda raczej nie będzie dobrowolna. Takie sprawdzenia opierają się zwykle na działaniach niezbędnych przed zawarciem umowy albo na Twoim prawnie uzasadnionym interesie – i właśnie dlatego muszą pozostać proporcjonalne.

W niektórych krajach najemcy zwykle przedstawiają standardowy dokument, na przykład raport z krajowego biura informacji kredytowej. To, czy możesz o niego poprosić i w jaki sposób, zależy od lokalnej praktyki, więc sprawdź ją u siebie.

Etap 3: podpisanie umowy

Teraz potrzebujesz tyle, by prawidłowo zidentyfikować strony i prowadzić najem:

  • imię, nazwisko i obecny adres każdego dorosłego najemcy,
  • dane identyfikacyjne, jakich oczekuje praktyka w Twoim kraju w umowie najmu (na Węgrzech na przykład umowy zwyczajowo zawierają datę i miejsce urodzenia oraz nazwisko rodowe matki),
  • dane kontaktowe,
  • rachunek bankowy, z którego będzie płacony czynsz, jeśli ułatwia to dopasowanie wpłat,
  • osobę kontaktową na wypadek nagłej sytuacji, jeśli najemca chce ją podać.

Na tym etapie możesz też zebrać dane wymagane przepisami, takie jak rejestracja najmu czy zgłoszenia podatkowe w Twoim kraju, bo wtedy podstawą jest obowiązek prawny.

Czego nie wolno robić na żadnym etapie

O niektóre rzeczy nie powinieneś pytać ani w nie wnikać wcale:

  • Zdrowie, religia, pochodzenie etniczne, poglądy polityczne, orientacja seksualna. To szczególne kategorie danych według art. 9 RODO, a w wielu krajach pytanie o nie przy wyborze najemcy może być także dyskryminacją.
  • Media społecznościowe. Przeglądanie profili kandydata to zbieranie danych, których nie potrzebujesz, a przy okazji zobaczysz właśnie te informacje, o których mowa wyżej. Odpuść.
  • Karalność. Zgodnie z art. 10 RODO dane o wyrokach skazujących można przetwarzać tylko pod nadzorem władzy publicznej lub gdy wprost zezwala na to prawo krajowe. W wielu krajach prywatny wynajmujący takiego uprawnienia nie ma, więc nie żądaj zaświadczenia o niekaralności, dopóki nie sprawdzisz, że prawo Twojego kraju na to pozwala.

Obejrzyj, nie kopiuj: dowody osobiste

Przy podpisaniu umowy możesz chcieć zobaczyć dowód osobisty, by upewnić się, że osoba przed Tobą to ta wskazana w umowie. Obejrzyj go, porównaj dane z umową i oddaj. Nie rób ksero ani zdjęcia.

Wynika to z ogólnego stanowiska węgierskiego organu NAIH. W stanowisku w sprawie sporządzania kopii dokumentów (NAIH/2018/3654) wskazuje on, że okazanie dokumentu ze zdjęciem to właściwy sposób potwierdzenia tożsamości, że kopia nie dowodzi niczego o ważności oryginału, a przechowywanie kopii narusza zasady ograniczenia celu i minimalizacji danych. NAIH uznał, że kopiowanie dokumentów tożsamości bez konkretnej podstawy prawnej jest niezgodne z prawem nawet za zgodą osoby, i nakładał na podmioty kary za takie praktyki. NAIH nie wypowiadał się konkretnie o prywatnych wynajmujących, więc to nasz wniosek, ale trudno znaleźć powód, dla którego wynajmujący miałby być traktowany inaczej niż bank czy pracodawca. Inne organy UE zwykle zajmują podobne, minimalistyczne stanowisko.

Wyjątek brytyjski. W Anglii wynajmujący muszą przeprowadzać kontrole Right to Rent i przechowywać kopie dokumentów lub zapisany wynik kontroli online przez cały okres najmu i co najmniej rok po nim. To obowiązek prawny, więc kopiowanie jest tam zgodne z prawem. Dotyczy to wyłącznie Anglii i tylko dokumentów oraz czynności, których wymaga kontrola.

Krótka klauzula informacyjna

Kandydaci powinni wiedzieć, co zbierasz i po co, już w chwili zbierania danych. Małemu wynajmującemu wystarczy kilka zdań w ogłoszeniu albo krótka wiadomość po oglądaniu:

Twoje dane kontaktowe wykorzystuję, by umówić oglądanie i odpowiedzieć Ci. Jeśli zdecydujemy się na dalsze kroki, poproszę o potwierdzenie dochodów i kontakt do poprzedniego wynajmującego. Jeśli nie zostaniesz wybrany, usunę Twoje dane w ciągu miesiąca od wynajęcia nieruchomości. W każdej chwili możesz zapytać, jakie dane o Tobie posiadam, lub poprosić o ich usunięcie.

Dodaj swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe i wskaż organ ochrony danych jako miejsce składania skarg. W Wielkiej Brytanii sprawdź na stronie ICO, czy musisz płacić opłatę z tytułu ochrony danych.

Bezpieczne przechowywanie

  • Trzymaj wszystko w jednym miejscu, a nie rozrzucone po telefonie, dwóch skrzynkach pocztowych i szufladzie w kuchni.
  • Używaj silnego hasła i logowania dwuskładnikowego do poczty i chmury.
  • Papierowe kopie zamykaj na klucz, a po wykorzystaniu niszcz.
  • Nie przekazuj dokumentów kandydatów nikomu, kto ich nie potrzebuje.

Gdy już wybierzesz najemcę, LeasingTrack pomoże utrzymać porządek: zapraszasz nowego najemcę e-mailem, a on widzi tylko własną umowę najmu, nie Twoje inne nieruchomości ani innych kandydatów.

Usuwanie tego, czego już nie potrzebujesz

Odrzuceni kandydaci. Gdy nieruchomość jest wynajęta, a nowa umowa najmu podpisana, nie masz już powodu przechowywać pasków wypłat ani opinii pozostałych kandydatów. DPC wskazuje, że takie dane należy bezpiecznie usunąć. RODO nie określa stałej liczby dni; rozsądnym i dającym się obronić zwyczajem jest kilka tygodni po podpisaniu. Usuń także e-maile i załączniki oraz sprawdź folder pobranych plików.

Wybrany najemca. Przechowuj umowę i dowody płatności przez czas najmu oraz tak długo, jak mogą być potrzebne do celów podatkowych lub ewentualnych roszczeń. Te okresy zależą od kraju (na Węgrzech na przykład ogólny termin przedawnienia roszczeń cywilnych wynosi pięć lat). Paski wypłat i wyciągi z etapu rekrutacji spełniły swoje zadanie po podpisaniu umowy najmu, więc zwykle możesz je wtedy usunąć.

W skrócie

  1. Oglądanie: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.
  2. Poważny kandydat: potwierdzenie dochodów i opinia poprzedniego wynajmującego.
  3. Podpisanie: to, czego wymaga umowa i prawo.
  4. Nigdy: zdrowie, religia, orientacja seksualna, media społecznościowe i – w wielu krajach – karalność.
  5. Dowód obejrzyj, nie kopiuj, chyba że wymaga tego przepis, jak angielskie Right to Rent.
  6. Informuj ludzi, co robisz, zabezpiecz dane i usuń to, czego już nie potrzebujesz.

To ogólny przewodnik, a nie porada prawna. Jeśli Twoja sytuacja jest nietypowa, zapytaj organ ochrony danych lub prawnika.