Mnogi ugovori o zakupu na određeno vreme ističu u kasnu jesen, pa je za mnoge male zakupodavce sledeći posao traženje novog zakupca. Postavite oglas, upiti stižu i vrlo brzo imate fasciklu punu tuđih života: platnih listi, bankovnih izvoda, fotografija ličnih dokumenata, poruka o deci i poslu.

Većinu toga nikada niste ni trebali. Prema GDPR-u, koji važi i za vas čak i ako izdajete samo jedan stan, zakupodavac koji prikuplja lične podatke kandidata jeste rukovalac podacima. To znači da prikupljate samo ono što vam treba za jasnu svrhu, čuvate to na sigurnom i brišete kad svrha prestane. Dobra vest je da je pravilno postupanje manje posla, a ne više.

Ovaj vodič ide fazu po fazu. Zasnovan je na GDPR-u kako se primenjuje u EU, uz napomene za Ujedinjeno Kraljevstvo i Irsku. Nacionalna pravila se razlikuju, pa sve što vam nije jasno proverite kod organa za zaštitu podataka ili kod advokata.

Faza 1: prvi upit i razgledanje

U ovoj fazi razgovarate sa ljudima, a ne birate među njima. Treba da možete da im odgovorite i da znate ko vam ulazi u stan.

Šta pitati: ime, broj telefona ili e-adresu, a eventualno i kada bi se želeli useliti i koliko osoba bi živelo u stanu.

Šta još ne tražiti: kopije ličnih dokumenata, bankovne izvode, platne liste, podatke o poslodavcu, lične ili poreske brojeve.

Irska komisija za zaštitu podataka (DPC) se time izričito bavila. U svom uputstvu o traženju ličnih podataka od potencijalnih zakupaca navodi da zakupodavci u fazi prijave često prikupljaju mnogo podataka od mnogo kandidata, „od kojih velika većina na kraju neće postati zakupci". Prema njenom stavu, detaljni podaci obično nisu potrebni dok ne izaberete željenog zakupca. Još 2014. utvrdila je da nema osnova za prikupljanje bankovnih podataka, PPS brojeva i računa za komunalije u fazi razgledanja, a rekla je i da zakupodavci ne bi smeli da traže fotografije ni PPS brojeve pre potpisivanja ugovora o zakupu (izveštaj Irish Timesa). To uputstvo je irsko, ali načelo na kome počiva, minimizacija podataka, sastavni je deo GDPR-a svuda.

Faza 2: ozbiljan kandidat

Kad je neko video stan, želi ga i ozbiljno ga razmatrate, razumno je da proverite dve stvari: da li može da plaća i kako je prošao njegov prethodni zakup.

  • Mogućnost plaćanja. DPC smatra razumnim da tražite dokumente koji potvrđuju da kandidat može da plaća kiriju. To može biti nedavna platna lista, ugovor o radu ili, za samozaposlene, nedavno poresko rešenje. Ako tražite bankovne izvode, ne trebaju vam sve transakcije: DPC je naveo da je dovoljan izvod sa prikazanim stanjem na računu, bez detalja o transakcijama. Pozovite kandidate da zacrne ono što vam ne treba.
  • Preporuka prethodnog zakupodavca. Kratak poziv ili imejl prethodnom zakupodavcu, uz znanje kandidata, obično je najkorisnija provera koju možete da obavite. Pitajte o urednom plaćanju kirije, stanju nekretnine na kraju zakupa i da li bi mu opet izdao stan. Kontakt tražite od kandidata; nemojte ga sami tražiti.

Jedna stvar mnoge zakupodavce iznenadi: saglasnost je ovde obično pogrešan pravni osnov. DPC upozorava da zbog neravnoteže između zakupodavca i nekoga ko traži dom saglasnost teško može biti data slobodno. Ove provere se obično zasnivaju na radnjama potrebnim pre sklapanja ugovora ili na vašem legitimnom interesu, i upravo zato moraju ostati srazmerne.

U nekim zemljama zakupci su navikli da ponude standardan dokument, na primer izveštaj nacionalnog kreditnog biroa. Da li možete da ga tražite i kako, zavisi od lokalne prakse, pa to proverite u svojoj zemlji.

Faza 3: potpisivanje ugovora

Sada vam treba dovoljno podataka da pravilno identifikujete strane i vodite zakup:

  • puno ime i trenutna adresa svakog punoletnog zakupca,
  • identifikacioni podaci koje vaša nacionalna praksa očekuje u ugovoru o zakupu (u Mađarskoj, na primer, ugovori uobičajeno sadrže datum i mesto rođenja i devojačko prezime majke),
  • kontakt podaci,
  • bankovni račun sa kog će stizati kirija, ako je koristan za usklađivanje uplata,
  • kontakt za hitne slučajeve, ako ga zakupac želi dati.

Sve što zahteva zakon, kao što su prijava zakupa ili poresko izveštavanje u vašoj zemlji, takođe možete prikupiti u ovoj fazi, jer tada kao osnov imate zakonsku obavezu.

Zabranjeno u svakoj fazi

Neke stvari uopšte ne smete da pitate niti da istražujete:

  • Zdravlje, veroispovest, etničko poreklo, politička uverenja, seksualna orijentacija. To su posebne kategorije podataka prema članu 9 GDPR-a, a u mnogim zemljama njihovo ispitivanje pri izboru zakupca može biti i diskriminacija.
  • Društvene mreže. Prelistavanje profila kandidata znači prikupljanje podataka koji vam ne trebaju, a pokazaće vam upravo onu vrstu informacija navedenu gore. Ostavite to.
  • Kaznena evidencija. Prema članu 10 GDPR-a, podaci o krivičnim osudama smeju se obrađivati samo pod nadzorom javnog organa ili tamo gde to nacionalno pravo izričito dopušta. U mnogim zemljama privatni zakupodavac nema takvo ovlašćenje, pa ne tražite uverenje o neosuđivanosti ako niste proverili da to zakon vaše zemlje dozvoljava.

Pogledati, ne kopirati: lične karte

Verovatno ćete želeti da vidite ličnu kartu pri potpisivanju, da biste se uverili da je osoba ispred vas ona koja je navedena u ugovoru. Pogledajte je, uporedite podatke sa ugovorom i vratite. Nemojte je fotokopirati ni fotografisati.

Ovo proizlazi iz opšteg stava mađarskog organa NAIH. U svom stavu o izradi kopija dokumenata (NAIH/2018/3654) navodi da je pokazivanje dokumenta sa fotografijom ispravan način potvrde identiteta, da kopija ništa ne dokazuje o važenju originala, a da čuvanje kopija krši ograničenje svrhe i minimizaciju podataka. NAIH je zauzeo stav da je kopiranje ličnih dokumenata bez posebnog pravnog osnova nezakonito čak i uz pristanak lica, i kaznio je organizacije koje su to radile. NAIH se nije izjašnjavao posebno o privatnim zakupodavcima, pa je ovo naš zaključak, ali teško je videti zašto bi zakupodavac bio tretiran drugačije od banke ili poslodavca. Drugi organi u EU uglavnom zauzimaju sličan, minimalistički pristup.

Izuzetak u Ujedinjenom Kraljevstvu. U Engleskoj zakupodavci moraju da sprovode provere prava na zakup (Right to Rent) i da čuvaju kopije dokumenata, ili sačuvaju onlajn proveru, tokom trajanja zakupa i najmanje godinu dana nakon toga. To je zakonska obaveza, pa je kopiranje tamo zakonito. Važi samo za Englesku i samo za dokumente i korake koje provera zahteva.

Kratko obaveštenje o privatnosti

Kandidati treba da znaju šta prikupljate i zašto, u trenutku kad to prikupljate. Malom zakupodavcu je dovoljno nekoliko redova u oglasu ili kratka poruka nakon razgledanja:

Vaše kontakt podatke koristim da dogovorim razgledanje i da Vam se javim. Ako nastavimo, tražiću dokaz o primanjima i kontakt prethodnog zakupodavca. Ako ne budete izabrani, obrisaću Vaše podatke u roku od mesec dana nakon izdavanja nekretnine. U svakom trenutku možete tražiti uvid u podatke koje o Vama čuvam ili njihovo brisanje.

Dodajte svoje ime i kontakt i navedite organ za zaštitu podataka kao mesto za podnošenje pritužbe. U Ujedinjenom Kraljevstvu na sajtu ICO-a proverite da li morate da platite naknadu za zaštitu podataka.

Bezbedno čuvanje

  • Držite sve na jednom mestu, ne razbacano po telefonu, dva sandučeta i fioci u kuhinji.
  • Koristite jaku lozinku i dvofaktorsku prijavu za imejl i oblak.
  • Papirne kopije zaključajte i uništite kad završite.
  • Dokumente kandidata ne prosleđujte nikome ko ih ne treba.

Kad izaberete zakupca, LeasingTrack može da pomogne da stvari budu uredne: novog zakupca pozivate imejlom, a on vidi samo svoj ugovor o zakupu, ne vaše druge nekretnine ni druge kandidate.

Brisanje onoga što vam više ne treba

Odbijeni kandidati. Kad je nekretnina izdata i novi ugovor o zakupu potpisan, nemate razlog da čuvate platne liste i preporuke ostalih kandidata. DPC navodi da te podatke treba bezbedno ukloniti. GDPR ne propisuje tačan broj dana; nekoliko nedelja nakon potpisivanja razuman je i odbranjiv običaj. Obrišite i imejlove i priloge, i proverite fasciklu sa preuzetim fajlovima.

Izabrani zakupac. Čuvajte ugovor i evidenciju uplata za vreme trajanja zakupa i koliko god vam može trebati zbog poreza ili pravnih zahteva posle toga. Ti rokovi zavise od zemlje (u Mađarskoj, na primer, opšti rok zastarelosti građanskopravnih potraživanja je pet godina). Platne liste i bankovni izvodi iz faze prijave ispunili su svrhu kad se ugovor potpiše, pa ih obično možete tada obrisati.

Ukratko

  1. Razgledanje: ime i kontakt podaci.
  2. Ozbiljan kandidat: dokaz o primanjima i preporuka prethodnog zakupodavca.
  3. Potpisivanje: ono što zahtevaju ugovor i zakon.
  4. Nikada: zdravlje, veroispovest, seksualna orijentacija, društvene mreže i, u mnogim zemljama, kaznena evidencija.
  5. Lični dokument pogledajte, ne kopirajte, osim ako zakon, poput engleskog Right to Rent, to ne zahteva.
  6. Recite ljudima šta radite, čuvajte podatke na sigurnom i brišite ono što vam više ne treba.

Ovo je opšti vodič, a ne pravni savet. Ako je vaša situacija neobična, obratite se organu za zaštitu podataka ili advokatu.