Mnogi ugovori o najmu na određeno vrijeme završavaju u kasnu jesen, pa je za mnoge male najmodavce sljedeći posao pronalazak novog najmoprimca. Objavite oglas, stižu upiti i ubrzo imate mapu punu tuđih života: platnih lista, bankovnih izvoda, fotografija osobnih iskaznica, poruka o djeci i poslu.

Većinu toga nikada niste trebali. Prema GDPR-u, koji vrijedi i za vas čak i ako iznajmljujete samo jedan stan, najmodavac koji prikuplja osobne podatke kandidata voditelj je obrade tih podataka. To znači da prikupljate samo ono što vam je potrebno za jasnu svrhu, čuvate to na sigurnom i brišete kad svrha nestane. Dobra vijest je da pravilno postupanje zahtijeva manje papirologije, a ne više.

Vodič ide fazu po fazu. Temelji se na GDPR-u kako se primjenjuje u cijeloj EU, uz napomene za Ujedinjeno Kraljevstvo i Irsku. Nacionalna pravila se razlikuju, pa sve nejasno provjerite kod tijela za zaštitu podataka ili odvjetnika.

1. faza: prvi upit i razgledavanje

U ovoj fazi razgovarate s ljudima, a ne birate među njima. Trebate im moći odgovoriti i znati tko vam ulazi u stan.

Što pitati: ime i prezime, broj telefona ili e-adresu, a možda i kada bi se željeli useliti i koliko bi osoba stanovalo.

Što još ne pitati: preslike osobnih iskaznica, bankovne izvode, platne liste, podatke o poslodavcu, osobni identifikacijski broj ili porezni broj.

Irsko tijelo za zaštitu podataka (DPC) izravno se time bavilo. U svojim smjernicama o traženju osobnih podataka od potencijalnih najmoprimaca navodi da najmodavci često već u fazi prijave prikupljaju mnogo podataka od mnogo kandidata, „od kojih velika većina na kraju neće postati najmoprimci”. Smatra da detaljni podaci obično nisu potrebni dok ne odaberete željenog najmoprimca. Još 2014. utvrdilo je da nema osnove za prikupljanje bankovnih podataka, PPS brojeva i računa za komunalije pri razgledavanju, a rekao je i da najmodavci prije potpisivanja ugovora ne bi smjeli tražiti fotografije ni PPS brojeve (izvješće Irish Timesa). Te su smjernice irske, ali načelo na kojem počivaju, smanjenje količine podataka, dio je GDPR-a posvuda.

2. faza: ozbiljan kandidat

Kad je netko vidio nekretninu, želi je i ozbiljno ga razmatrate, razumno je provjeriti dvije stvari: može li platiti i kako je prošao njegov prethodni najam.

  • Sposobnost plaćanja. DPC smatra razumnim tražiti dokumente koji potvrđuju da kandidat može plaćati najamninu. To može biti nedavna platna lista, ugovor o radu ili, za samozaposlene, nedavni porezni izvadak. Ako tražite bankovne izvode, ne trebaju vam sve transakcije: DPC je naveo da je izvod sa stanjima po danima, bez pojedinosti o transakcijama, bio dovoljan. Pozovite kandidate da prekriju ono što vam ne treba.
  • Preporuka prethodnog najmodavca. Kratak poziv ili e-poruka prethodnom najmodavcu, uz znanje kandidata, obično je najkorisnija provjera koju možete napraviti. Pitajte o urednom plaćanju najamnine, stanju nekretnine na kraju najma i bi li mu ponovno iznajmio. Kontakt zatražite od kandidata; ne tražite ga na svoju ruku.

Jedna stvar iznenađuje mnoge najmodavce: privola ovdje obično nije odgovarajuća pravna osnova. DPC upozorava da zbog neravnoteže između najmodavca i osobe kojoj je potreban dom privola vjerojatno nije dana dobrovoljno. Te se provjere obično temelje na radnjama potrebnima prije sklapanja ugovora ili na vašem legitimnom interesu, i upravo zato moraju ostati razmjerne.

U nekim zemljama najmoprimci uobičajeno nude standardni dokument, primjerice izvješće nacionalne kreditne agencije. Smijete li ga tražiti i kako, ovisi o lokalnoj praksi, pa to provjerite za svoju zemlju.

3. faza: potpisivanje ugovora

Sada vam treba dovoljno podataka da ispravno identificirate stranke i provodite najam:

  • ime i prezime te trenutačna adresa svakog odraslog najmoprimca,
  • identifikacijski podaci koje nacionalna praksa očekuje u ugovoru o najmu (u Mađarskoj, primjerice, ugovori običajno sadrže datum i mjesto rođenja te djevojačko prezime majke),
  • kontakt podaci,
  • bankovni račun s kojeg će se plaćati najamnina, ako pomaže pri usklađivanju uplata,
  • kontakt za hitne slučajeve, ako ga najmoprimac želi navesti.

U ovoj fazi možete prikupiti i sve što propisuje zakon, poput prijave najma ili porezne prijave u vašoj zemlji, jer vam je tada osnova zakonska obveza.

Zabranjeno u svakoj fazi

Neke stvari uopće ne biste smjeli pitati niti istraživati:

  • Zdravlje, vjera, etničko podrijetlo, politički stavovi, spolna orijentacija. To su posebne kategorije podataka prema članku 9. GDPR-a, a u mnogim zemljama pitanja o njima pri odabiru najmoprimca mogu biti i diskriminacija.
  • Društvene mreže. Pregledavanje profila kandidata prikupljanje je podataka koji vam nisu potrebni, a pokazat će vam upravo vrstu podataka s gornjeg popisa. Ostavite to.
  • Kaznena evidencija. Prema članku 10. GDPR-a, podaci o kaznenim osudama smiju se obrađivati samo pod nadzorom službenog tijela ili ako nacionalno pravo to izričito dopušta. U mnogim zemljama privatni najmodavac nema takvo dopuštenje, pa nemojte tražiti uvjerenje o nekažnjavanju dok ne provjerite dopušta li to pravo vaše zemlje.

Pogledati, ne kopirati: osobne iskaznice

Vjerojatno ćete pri potpisivanju htjeti vidjeti osobnu iskaznicu kako biste se uvjerili da je osoba ispred vas ona navedena u ugovoru. Pogledajte je, usporedite podatke s ugovorom i vratite. Nemojte je fotokopirati ni fotografirati.

To proizlazi iz općeg stajališta mađarskog tijela NAIH. U svojem očitovanju o izradi preslika dokumenata (NAIH/2018/3654) navodi da je pokazivanje isprave s fotografijom ispravan način potvrde identiteta, da preslika ništa ne dokazuje o valjanosti izvornika te da čuvanje preslika krši načela ograničenja svrhe i smanjenja količine podataka. NAIH smatra da je kopiranje osobnih isprava bez posebne pravne osnove nezakonito čak i uz privolu osobe te je kaznio organizacije koje su to radile. NAIH se nije posebno izjasnio o privatnim najmodavcima, pa je ovo naš zaključak, ali teško je vidjeti zašto bi se najmodavca tretiralo drukčije od banke ili poslodavca. Druga tijela u EU-u općenito zauzimaju sličan, minimalistički pristup.

Britanska iznimka. U Engleskoj najmodavci moraju provoditi provjere prava na najam (Right to Rent) i čuvati preslike dokumenata, ili spremiti internetsku provjeru, tijekom cijelog trajanja najma i najmanje godinu dana nakon toga. To je zakonska obveza, pa je kopiranje ondje dopušteno. Vrijedi samo za Englesku i samo za dokumente i korake koje provjera zahtijeva.

Kratka obavijest o privatnosti

Kandidati bi trebali znati što prikupljate i zašto, u trenutku prikupljanja. Malom najmodavcu dovoljno je nekoliko redaka u oglasu ili kratka poruka nakon razgledavanja:

Vaše kontakt podatke koristim za dogovor razgledavanja i za javljanje vama. Ako nastavimo, tražit ću dokaz o prihodima i kontakt prethodnog najmodavca. Ako ne budete odabrani, izbrisat ću vaše podatke u roku od mjesec dana od iznajmljivanja nekretnine. U svakom trenutku možete zatražiti uvid u podatke koje o vama imam ili njihovo brisanje.

Dodajte svoje ime i kontakt te navedite tijelo za zaštitu podataka kao mjesto za pritužbe. U Ujedinjenom Kraljevstvu na web-stranici ICO-a provjerite morate li platiti naknadu za zaštitu podataka.

Sigurno čuvanje

  • Sve držite na jednom mjestu, a ne razbacano po mobitelu, dvama sandučićima e-pošte i kuhinjskoj ladici.
  • Koristite jaku zaporku i dvofaktorsku prijavu za e-poštu i pohranu u oblaku.
  • Papirnate primjerke zaključajte, a kad završite, uništite ih u stroju za rezanje papira.
  • Dokumente kandidata ne prosljeđujte nikome kome nisu potrebni.

Kad odaberete najmoprimca, LeasingTrack može pomoći da sve bude uredno: novog najmoprimca pozovete e-poštom, a on vidi samo svoj ugovor o najmu, ne i vaše druge nekretnine ni druge kandidate.

Brisanje onoga što vam više ne treba

Odbijeni kandidati. Kad je nekretnina iznajmljena i novi ugovor o najmu potpisan, više nemate razloga čuvati platne liste ni preporuke drugih kandidata. DPC navodi da te podatke treba sigurno uništiti. GDPR ne propisuje točan broj dana; nekoliko tjedana nakon potpisivanja razumna je i obranjiva navika. Izbrišite i e-poruke s privicima te provjerite mapu preuzimanja.

Odabrani najmoprimac. Ugovor i evidenciju uplata čuvajte tijekom najma i onoliko dugo koliko vam mogu zatrebati za porezne ili pravne zahtjeve nakon toga. Ti rokovi ovise o zemlji (u Mađarskoj, primjerice, opći rok zastare građanskopravnih potraživanja iznosi pet godina). Platne liste i bankovni izvodi iz faze prijave ispunili su svrhu čim je ugovor potpisan, pa ih obično možete tada izbrisati.

Ukratko

  1. Razgledavanje: ime i kontakt podaci.
  2. Ozbiljan kandidat: dokaz o prihodima i preporuka prethodnog najmodavca.
  3. Potpisivanje: ono što traže ugovor i zakon.
  4. Nikada: zdravlje, vjera, spolna orijentacija, društvene mreže i, u mnogim zemljama, kaznena evidencija.
  5. Osobnu iskaznicu pogledajte, ne kopirajte, osim ako to nalaže zakon, poput engleskog Right to Rent.
  6. Recite ljudima što radite, čuvajte podatke na sigurnom i brišite ono što vam više ne treba.

Ovo je opći vodič, a ne pravni savjet. Ako je vaša situacija neobična, obratite se tijelu za zaštitu podataka ili odvjetniku.