Veľa nájmov na dobu určitú končí neskoro na jeseň, a preto mnohí malí prenajímatelia riešia ďalšiu úlohu: nájsť nového nájomníka. Zadáte inzerát, začnú chodiť otázky a čoskoro máte priečinok plný cudzích životov: výplatné pásky, bankové výpisy, fotografie dokladov, správy o deťoch a zamestnaní.

Väčšinu z toho ste nikdy nepotrebovali. Podľa GDPR, ktoré sa vás týka, aj keď prenajímate jediný byt, je prenajímateľ, ktorý od uchádzačov zbiera osobné údaje, prevádzkovateľom týchto údajov. Znamená to, že zbierate len to, čo potrebujete na jasný účel, chránite to a keď účel zanikne, údaje vymažete. Dobrá správa je, že správny postup vyžaduje menej papierovania, nie viac.

Tento sprievodca postupuje po jednotlivých fázach. Vychádza z GDPR tak, ako platí v celej EÚ, s poznámkami pre Spojené kráľovstvo a Írsko. Vnútroštátne pravidlá sa líšia, preto nejasné veci konzultujte s úradom na ochranu osobných údajov alebo s právnikom.

Fáza 1: prvá otázka a obhliadka

V tejto chvíli sa s ľuďmi rozprávate, ešte medzi nimi nevyberáte. Potrebujete im vedieť odpovedať a vedieť, kto vám príde do bytu.

Na čo sa pýtať: meno, telefónne číslo alebo e-mail, prípadne kedy by sa chceli nasťahovať a koľko ľudí by v byte bývalo.

Na čo sa zatiaľ nepýtať: kópie dokladov, bankové výpisy, výplatné pásky, údaje o zamestnávateľovi, čísla dokladov či daňové čísla.

Írsky úrad na ochranu údajov (DPC) sa tejto téme venoval priamo. Vo svojom usmernení k žiadaniu osobných údajov od potenciálnych nájomníkov uvádza, že prenajímatelia často vo fáze prihlášky zbierajú veľa informácií od mnohých uchádzačov, „z ktorých drvivá väčšina nakoniec nájomníkom nebude". Podľa úradu zvyčajne nie sú podrobné informácie potrebné, kým si nevyberiete preferovaného nájomníka. Už v roku 2014 skonštatoval, že nie je dôvod zbierať bankové údaje, írske čísla PPS a účty za energie už pri obhliadke, a uviedol, že prenajímatelia by nemali pred podpisom nájomnej zmluvy žiadať fotografie ani čísla PPS (správa Irish Times). Usmernenie je írske, ale princíp, na ktorom stojí, minimalizácia údajov, je súčasťou GDPR všade.

Fáza 2: vážny záujemca

Keď niekto videl byt, chce ho a vy ho vážne zvažujete, môžete primerane overiť dve veci: dokáže platiť a ako dopadol jeho predchádzajúci nájom?

  • Schopnosť platiť. DPC považuje za primerané požiadať o doklady potvrdzujúce, že uchádzač zvládne platiť nájomné. Môže to byť aktuálna výplatná páska, pracovná zmluva alebo pri samostatne zárobkovo činných osobách nedávny daňový doklad. Ak žiadate bankové výpisy, nepotrebujete každú transakciu: DPC uviedol, že postačoval výpis s priebežnými zostatkami bez podrobností o transakciách. Vyzvite uchádzačov, nech začiernia, čo nepotrebujete.
  • Referencia od predchádzajúceho prenajímateľa. Krátky telefonát alebo e-mail predchádzajúcemu prenajímateľovi, s vedomím uchádzača, je zvyčajne najužitočnejšia kontrola, akú môžete urobiť. Opýtajte sa na včasné platenie nájomného, stav nehnuteľnosti na konci nájmu a či by mu ju prenajal znova. Kontakt vypýtajte od uchádzača, nehľadajte ho sami.

Jedna vec mnohých prenajímateľov prekvapí: súhlas je tu zvyčajne nesprávny právny základ. DPC upozorňuje, že kvôli nerovnováhe medzi prenajímateľom a človekom, ktorý potrebuje bývanie, súhlas len ťažko možno považovať za slobodne daný. Tieto kontroly sa zvyčajne opierajú o opatrenia pred uzavretím zmluvy alebo o váš oprávnený záujem, a práve preto musia zostať primerané.

V niektorých krajinách je bežné predkladať štandardný dokument, napríklad správu z národného registra úverových informácií. Či ju smiete žiadať a ako, závisí od miestnej praxe, preto si to overte.

Fáza 3: podpis zmluvy

Teraz potrebujete dosť údajov na riadnu identifikáciu strán a vedenie nájmu:

  • celé meno a aktuálna adresa každého dospelého nájomníka,
  • identifikačné údaje, ktoré očakáva vaša vnútroštátna prax pri nájomnej zmluve (v Maďarsku napríklad zmluvy zvyčajne obsahujú dátum a miesto narodenia a meno matky),
  • kontaktné údaje,
  • bankový účet, z ktorého bude chodiť nájomné, ak je užitočný na párovanie platieb,
  • núdzový kontakt, ak ho nájomník chce uviesť.

V tejto fáze môžete zbierať aj všetko, čo ukladá zákon, napríklad evidenciu nájmu alebo daňové hlásenia vo vašej krajine, pretože vtedy je vaším základom zákonná povinnosť.

Zakázané v každej fáze

Niektoré veci by ste sa pýtať ani zisťovať nemali vôbec:

  • Zdravie, náboženstvo, etnický pôvod, politické názory, sexuálna orientácia. Ide o osobitné kategórie údajov podľa článku 9 GDPR a v mnohých krajinách môže pýtanie sa na ne pri výbere nájomníka znamenať aj diskrimináciu.
  • Sociálne siete. Prezeranie profilov uchádzača je zbieranie údajov, ktoré nepotrebujete, a ukáže vám presne tie informácie, ktoré sú uvedené vyššie. Nechajte to tak.
  • Registre trestov. Podľa článku 10 GDPR možno údaje o odsúdeniach za trestné činy spracúvať len pod dohľadom orgánu verejnej moci alebo ak to osobitne umožňuje vnútroštátne právo. V mnohých krajinách súkromný prenajímateľ takéto oprávnenie nemá, preto nežiadajte výpis z registra trestov, kým si neoveríte, že to právo vašej krajiny dovoľuje.

Pozrieť, nie kopírovať: občiansky preukaz

Pri podpise môžete chcieť vidieť doklad totožnosti, aby ste sa uistili, že človek pred vami je osoba uvedená v zmluve. Pozrite si ho, porovnajte údaje so zmluvou a vráťte ho. Nefotokopírujte ho ani nefotografujte.

Vychádza to zo všeobecného stanoviska maďarského úradu NAIH. V stanovisku k zhotovovaniu kópií dokladov (NAIH/2018/3654) uvádza, že predloženie dokladu s fotografiou je správny spôsob overenia totožnosti, že kópia nič nedokazuje o platnosti originálu a že uchovávanie kópií porušuje zásady obmedzenia účelu a minimalizácie údajov. NAIH rozhodol, že kopírovanie dokladov bez osobitného právneho základu je protiprávne aj vtedy, ak osoba súhlasí, a organizáciám, ktoré to robili, udelil pokuty. NAIH sa konkrétne k súkromným prenajímateľom nevyjadril, takže ide o náš záver, ale je ťažké vidieť dôvod, prečo by sa s prenajímateľom malo zaobchádzať inak ako s bankou alebo zamestnávateľom. Aj iné úrady v EÚ zvyčajne zastávajú podobný minimalistický prístup.

Výnimka pre Spojené kráľovstvo. V Anglicku musia prenajímatelia vykonávať kontroly práva na prenájom (Right to Rent) a uchovávať kópie dokladov, alebo uložiť online kontrolu, po celú dobu nájmu a najmenej rok po jeho skončení. Je to zákonná povinnosť, takže kopírovanie je tam zákonné. Platí to len pre Anglicko a len pre doklady a kroky, ktoré kontrola vyžaduje.

Stručné oznámenie o ochrane súkromia

Uchádzači by mali vedieť, čo zbierate a prečo, už v čase zberu. Malému prenajímateľovi stačí pár riadkov v inzeráte alebo krátka správa po obhliadke:

Vaše kontaktné údaje používam na dohodnutie obhliadky a na to, aby som sa vám ozval. Ak budeme pokračovať, požiadam o doklad o príjme a kontakt na predchádzajúceho prenajímateľa. Ak vás nevyberiem, vaše údaje vymažem do mesiaca od prenajatia nehnuteľnosti. Kedykoľvek ma môžete požiadať o informáciu, aké údaje o vás mám, alebo o ich vymazanie.

Doplňte svoje meno a kontakt a uveďte úrad na ochranu osobných údajov ako miesto, kde možno podať sťažnosť. V Spojenom kráľovstve si na webe ICO overte, či musíte platiť poplatok za ochranu údajov.

Bezpečné uloženie

  • Majte všetko na jednom mieste, nie rozhádzané v telefóne, dvoch e-mailových schránkach a kuchynskej zásuvke.
  • Používajte silné heslo a dvojfaktorové prihlásenie do e-mailu a cloudového úložiska.
  • Papierové kópie zamykajte a po skončení skartujte.
  • Dokumenty uchádzačov nepreposielajte nikomu, kto ich nepotrebuje.

Keď si už vyberiete, LeasingTrack vám pomôže udržať poriadok: nového nájomníka pozvete e-mailom a ten vidí len svoj nájom, nie vaše ďalšie nehnuteľnosti ani ostatných uchádzačov.

Mazanie toho, čo už nepotrebujete

Odmietnutí uchádzači. Keď je nehnuteľnosť prenajatá a nová zmluva podpísaná, nemáte dôvod uchovávať výplatné pásky ani referencie ostatných uchádzačov. DPC uvádza, že tieto údaje treba bezpečne zlikvidovať. GDPR nestanovuje pevný počet dní; rozumným a obhájiteľným zvykom je niekoľko týždňov po podpise. Zmažte aj e-maily s prílohami a skontrolujte priečinok so stiahnutými súbormi.

Vybraný nájomník. Zmluvu a záznamy o platbách uchovávajte počas nájmu a tak dlho, ako ich môžete potrebovať na daňové alebo právne nároky. Tieto lehoty závisia od vašej krajiny (v Maďarsku je napríklad všeobecná premlčacia doba občianskoprávnych nárokov päť rokov). Výplatné pásky a bankové výpisy z fázy výberu si splnili úlohu podpisom zmluvy, takže ich môžete zvyčajne vtedy zmazať.

Stručne

  1. Obhliadka: meno a kontaktné údaje.
  2. Vážny záujemca: doklad o príjme a referencia od predchádzajúceho prenajímateľa.
  3. Podpis: to, čo vyžaduje zmluva a zákon.
  4. Nikdy: zdravie, náboženstvo, sexuálna orientácia, sociálne siete a v mnohých krajinách ani register trestov.
  5. Doklad totožnosti pozrieť, nekopírovať, pokiaľ to nevyžaduje zákon, napríklad anglické Right to Rent.
  6. Povedať ľuďom, čo robíte, údaje bezpečne uložiť a zmazať, čo už nepotrebujete.

Toto je všeobecný sprievodca, nie právne poradenstvo. Ak je vaša situácia neobvyklá, obráťte sa na úrad na ochranu osobných údajov alebo na právnika.