Moni määräaikainen vuokrasopimus päättyy myöhään syksyllä, joten monella pienvuokranantajalla seuraava tehtävä on uuden vuokralaisen löytäminen. Laitat ilmoituksen, kyselyjä alkaa tulla, ja pian kansiossasi on kasa toisten ihmisten elämää: palkkakuitteja, tiliotteita, kuvia henkilökorteista, viestejä lapsista ja töistä.

Suurinta osaa näistä et olisi koskaan tarvinnut. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) koskee sinua, vaikka vuokraisit vain yhtä asuntoa. Kun vuokranantaja kerää hakijoilta henkilötietoja, hän on näiden tietojen rekisterinpitäjä. Käytännössä se tarkoittaa, että keräät vain sen, mitä tarvitset selkeään tarkoitukseen, pidät tiedot turvassa ja poistat ne, kun tarkoitus on täyttynyt. Hyvä uutinen on, että asian hoitaminen kunnolla vaatii vähemmän paperityötä, ei enemmän.

Tämä opas etenee vaihe vaiheelta. Se perustuu GDPR:ään sellaisena kuin sitä sovelletaan EU:ssa, ja mukana on huomioita Britanniasta ja Irlannista. Kansalliset säännöt vaihtelevat, joten epäselvissä tilanteissa kannattaa kysyä tietosuojaviranomaiselta tai juristilta.

Vaihe 1: ensimmäinen yhteydenotto ja näyttö

Tässä vaiheessa puhut ihmisten kanssa etkä vielä valitse heidän välillään. Sinun täytyy pystyä vastaamaan heille ja tietää, kuka tulee ovesta sisään.

Mitä kysyä: nimi, puhelinnumero tai sähköpostiosoite sekä ehkä se, milloin hakija haluaisi muuttaa ja kuinka monta asukasta asuntoon tulisi.

Mitä ei vielä kannata kysyä: henkilöllisyystodistuksen kopiota, tiliotteita, palkkakuitteja, työnantajan tietoja, henkilötunnusta tai verotunnusta.

Irlannin tietosuojaviranomainen (DPC) on käsitellyt asiaa suoraan. Ohjeessaan potentiaalisilta vuokralaisilta pyydettävistä henkilötiedoista se toteaa, että vuokranantajat keräävät usein paljon tietoa monilta hakijoilta jo hakuvaiheessa, ja että "valtaosa heistä ei lopulta tule vuokralaiseksi". Viranomaisen kanta on, että yksityiskohtaisia tietoja ei yleensä tarvita ennen kuin olet valinnut ensisijaisen vuokralaisen. Jo vuonna 2014 se katsoi, ettei pankkitietojen, henkilötunnusten (Irlannissa PPS-numero) ja sähkölaskujen keräämiselle ole perustetta näyttövaiheessa, ja se on todennut, ettei vuokranantajan pidä pyytää valokuvia tai PPS-numeroita ennen kuin sopimus on allekirjoitettu (Irish Timesin juttu). Ohje on irlantilainen, mutta sen taustalla oleva periaate, tietojen minimointi, kuuluu GDPR:ään kaikkialla.

Vaihe 2: vakavasti otettava hakija

Kun joku on nähnyt asunnon, haluaa sen ja harkitset häntä tosissasi, voit kohtuudella selvittää kaksi asiaa: pystyykö hän maksamaan vuokran ja miten hänen edellinen vuokrasuhteensa sujui?

  • Maksukyky. DPC pitää kohtuullisena pyytää asiakirjoja, jotka osoittavat hakijan pystyvän maksamaan vuokran. Se voi olla tuore palkkakuitti, työsopimus tai yrittäjällä tuore veroilmoitus tai verotustiedot. Jos pyydät tiliotteita, et tarvitse jokaista tapahtumaa: DPC on todennut, että riittää tiliote, josta näkyvät saldot mutta tapahtumien tiedot on poistettu. Kehota hakijaa peittämään se, mitä et tarvitse.
  • Edellisen vuokranantajan suositus. Lyhyt puhelu tai sähköposti edelliselle vuokranantajalle hakijan tietäen on yleensä hyödyllisin tarkistus, jonka voit tehdä. Kysy, maksettiinko vuokra ajallaan, missä kunnossa asunto oli lopussa ja vuokraisiko hän asunnon tälle henkilölle uudelleen. Pyydä yhteystieto hakijalta; älä etsi sitä itse.

Yksi seikka yllättää monet vuokranantajat: suostumus on tässä yleensä väärä käsittelyperuste. DPC varoittaa, että vuokranantajan ja kodin tarvitsijan välinen epätasapaino tekee vapaaehtoisesta suostumuksesta epätodennäköisen. Nämä tarkistukset perustuvat yleensä sopimuksen tekemistä edeltäviin toimiin tai oikeutettuun etuun, ja juuri siksi niiden on pysyttävä oikeasuhtaisina.

Joissakin maissa vuokralaiset ovat tottuneet esittämään vakioasiakirjan, kuten kansallisen luottotietoyrityksen luottoraportin. Voitko pyytää sellaista ja miten, riippuu paikallisesta käytännöstä, joten selvitä oman maasi tilanne.

Vaihe 3: sopimuksen allekirjoitus

Nyt tarvitset riittävät tiedot osapuolten tunnistamiseen ja vuokrasuhteen hoitamiseen:

  • jokaisen aikuisen vuokralaisen koko nimi ja nykyinen osoite,
  • ne tunnistetiedot, joita maasi käytäntö vuokrasopimuksessa edellyttää (esimerkiksi Unkarissa sopimuksiin kirjataan tavallisesti syntymäaika ja -paikka sekä äidin nimi),
  • yhteystiedot,
  • pankkitili, jolta vuokra maksetaan, jos siitä on hyötyä maksujen kohdistamisessa,
  • hätäyhteyshenkilö, jos vuokralainen haluaa sellaisen antaa.

Myös lain vaatimat tiedot, kuten vuokrasuhteen rekisteröinti tai verotukseen liittyvä ilmoittaminen maassasi, voi kerätä tässä vaiheessa, koska silloin perusteena on lakisääteinen velvoite.

Näitä ei kysytä missään vaiheessa

Joistakin asioista ei saa kysyä eikä niitä saa selvittää lainkaan:

  • Terveys, uskonto, etninen tttausta, poliittiset mielipiteet, seksuaalinen suuntautuminen. Nämä ovat erityisiä henkilötietoryhmiä GDPR:n 9 artiklan mukaan, ja monissa maissa niistä kysyminen vuokralaista valittaessa voi olla myös syrjintää.
  • Sosiaalinen media. Hakijan profiilien selailu on tarpeetonta tiedonkeruuta, ja siitä paljastuu juuri sellaista tietoa, jota yllä lueteltiin. Jätä se väliin.
  • Rikosrekisteri. GDPR:n 10 artiklan mukaan rikostuomioita koskevia tietoja saa käsitellä vain viranomaisen valvonnassa tai jos kansallinen laki sen erikseen sallii. Yksityisellä vuokranantajalla ei monessa maassa ole tällaista oikeutta, joten älä pyydä rikosrekisteriotetta, ellet ole varmistanut, että maasi laki sen sallii.

Katso, älä kopioi: henkilökortti

Haluat varmasti nähdä henkilöllisyystodistuksen allekirjoitettaessa varmistaaksesi, että edessäsi oleva henkilö on sopimukseen merkitty henkilö. Katso todistus, vertaa tietoja sopimukseen ja anna se takaisin. Älä valokopioi tai valokuvaa sitä.

Tämä perustuu unkarilaisen tietosuojaviranomaisen NAIH:n yleiseen kantaan. Kannanotossaan asiakirjojen kopioimisesta (NAIH/2018/3654) se toteaa, että kuvallisen todistuksen näyttäminen on oikea tapa vahvistaa henkilöllisyys, että kopio ei todista mitään alkuperäisen voimassaolosta ja että kopioiden säilyttäminen rikkoo käyttötarkoitussidonnaisuuden ja tietojen minimoinnin periaatteita. NAIH on katsonut, että henkilöllisyysasiakirjojen kopioiminen ilman erityistä oikeusperustetta on laitonta vaikka henkilö suostuisi siihen, ja se on antanut sakkoja organisaatioille, jotka tekivät niin. NAIH ei ole ottanut kantaa nimenomaan yksityisiin vuokranantajiin, joten tämä on meidän päätelmämme, mutta on vaikea nähdä, miksi vuokranantajaa kohdeltaisiin eri tavalla kuin pankkia tai työnantajaa. Muiden EU-maiden viranomaiset noudattavat yleensä samanlaista minimalistista linjaa.

Britannian poikkeus. Englannissa vuokranantajien on tehtävä Right to Rent -tarkistukset ja säilytettävä asiakirjojen kopiot tai tallennettava verkkotarkistus vuokrasuhteen ajan ja vähintään vuoden sen päättymisen jälkeen. Tämä on lakisääteinen velvoite, joten kopiointi on siellä sallittua. Se koskee vain Englantia ja vain tarkistuksen edellyttämiä asiakirjoja ja toimia.

Lyhyt tietosuojaseloste

Hakijoiden pitää tietää, mitä keräät ja miksi, jo keruuhetkellä. Pienvuokranantajalle riittää muutama rivi ilmoituksessa tai lyhyt viesti näytön jälkeen:

Käytän yhteystietojasi näytön sopimiseen ja vastaamiseen sinulle. Jos jatkamme, pyydän todistuksen tuloistasi ja edellisen vuokranantajan yhteystiedon. Jos sinua ei valita, poistan tietosi kuukauden kuluessa siitä, kun asunto on vuokrattu. Voit milloin tahansa pyytää minulta tietoja, joita sinusta säilytän, tai pyytää niiden poistamista.

Lisää nimesi ja yhteystietosi sekä maininta tietosuojaviranomaisesta, jolle valituksen voi tehdä. Britanniassa voit tarkistaa ICO:n verkkosivuilta, pitääkö sinun maksaa tietosuojamaksu.

Tietojen turvallinen säilytys

  • Pidä kaikki yhdessä paikassa, älä hajallaan puhelimessa, kahdessa sähköpostissa ja keittiön laatikossa.
  • Käytä vahvaa salasanaa ja kaksivaiheista tunnistautumista sähköpostissa ja pilvitallennuksessa.
  • Säilytä paperikopiot lukitussa paikassa ja silppua ne, kun niitä ei enää tarvita.
  • Älä välitä hakijoiden asiakirjoja eteenpäin kenellekään, joka ei niitä tarvitse.

Kun olet valinnut vuokralaisen, LeasingTrack voi auttaa pitämään asiat järjestyksessä: kutsut uuden vuokralaisen sähköpostilla, ja hän näkee vain oman vuokrasopimuksensa, ei muita kohteitasi eikä muita hakijoita.

Tarpeettomien tietojen poistaminen

Hylätyt hakijat. Kun kohde on vuokrattu ja uusi vuokrasopimus allekirjoitettu, sinulla ei ole enää syytä säilyttää muiden hakijoiden palkkakuitteja tai suosituksia. DPC:n mukaan nämä tiedot on hävitettävä turvallisesti. GDPR ei aseta kiinteää päivämäärää; muutama viikko allekirjoituksen jälkeen on järkevä ja perusteltavissa oleva käytäntö. Poista myös sähköpostit liitteineen ja tarkista latauskansio.

Valittu vuokralainen. Säilytä sopimus ja maksutiedot vuokrasuhteen ajan sekä niin kauan kuin saatat tarvita niitä verotukseen tai oikeudellisiin vaatimuksiin myöhemmin. Ajat riippuvat maasta (esimerkiksi Unkarissa siviilioikeudellisten vaatimusten yleinen vanhentumisaika on viisi vuotta). Hakuvaiheen palkkakuitit ja tiliotteet ovat täyttäneet tehtävänsä, kun sopimus on allekirjoitettu, joten ne voi yleensä poistaa silloin.

Lyhyesti

  1. Näyttö: nimi ja yhteystiedot.
  2. Vakava hakija: todistus tuloista ja edellisen vuokranantajan suositus.
  3. Allekirjoitus: se, mitä sopimus ja laki edellyttävät.
  4. Ei koskaan: terveys, uskonto, seksuaalinen suuntautuminen, sosiaalinen media ja monessa maassa rikosrekisteri.
  5. Katso henkilöllisyystodistus, älä kopioi sitä, ellei laki, kuten Englannin Right to Rent, sitä vaadi.
  6. Kerro ihmisille, mitä teet, pidä tiedot turvassa ja poista se, mitä et enää tarvitse.

Tämä on yleinen opas, ei oikeudellista neuvontaa. Jos tilanteesi on poikkeuksellinen, kysy neuvoa tietosuojaviranomaiselta tai juristilta.